Front Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/x)

Festanstellung, Vollzeit · Wien Lehargasse 9-11

2.350 € pro Monat

Als Front Office Manager (m/f/x) bist du unser zentraler Ansprechpartner, du sorgst für einen reibungslosen Agenturalltag. Du liebst es zu unterstützen, bist ein Organisationstalent und kontaktfreudig. Du hast ein gutes Auftreten, bist belastbar, wirst nicht so schnell hektisch – und bist somit der Ruhepol im organisierten Chaos. Ein sicherer, freundlicher Auftritt am Telefon sowie Begrüßen von Gästen und Kunden ist selbstverständlich für dich.

Welche Aufgaben erwarten dich?

Front Office Koordination: Als Front Office Manager bist für die selbstständige Koordination über den gesamten Front Office Bereich zuständig und behältst dabei stets den Überblick.
Empfang und Gästebetreuung: Du bist in deiner Funktion die erste Anlaufstelle für Kund:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und unsere Mitarbeiter:innen. Externe Anfragen gelangen häufig als erstes zu dir, daher fungierst du als Schnittstelle zwischen unserer Agenturgruppe und Externen. Auch telefonisch bist du die erste Anlaufstelle. Du nimmst daher Telefonate an und leitest diese intern weiter.
Assistenz der Geschäftsführung: Bereitstellung von Informationen, Recherchetätigkeiten, Analysen, Strukturierung und Aufbereitung von Datenmaterial zu aktuellen unternehmensrelevanten Themen, Terminorganisation, Abwicklung des internen und externen Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, Erstellung von Protokollen und Präsentationen.
Reisebuchungen: Organisation und Buchung von Reisen für unsere Mitarbeiter:innen.
Postverwaltung: Frankieren von Postsendungen, Versand und Annahme von Botensendungen
Assistenz in administrativen Tätigkeiten: Verwaltung von Anwesenheiten & Krankenständen, Unterstützung bei der Erstellung des hausinternern Newsletters und bei Mitarbeiter:innenumfragen, Pflege & Optimierung von internen Systemen und Unterlagen, etc.

Was bringst du mit?

Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW)
Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position - Werbeagenturerfahrung von Vorteil
Schnelle Auffassungsgabe und Genauigkeit
Freundliches, offenes Wesen und hohe Serviceorientierung
Leidenschaft für Kreativität und Interesse an crossmedialer Werbung
Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationstalent und eigenständige, proaktive Arbeitsweise
Loyalität, Diskretion, Flexibilität und ausgezeichnete Umgangsformen

Was bieten wir?

Es erwartet dich ein abwechslungsreiches und eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem Vollzeit-Dienstverhältnis (38,5h/Woche).
Arbeitszeiten: Montag bis Donnerstag 8:30-17:00 Uhr und Freitag 08:30-16:00 Uhr
Je nach Qualifikation und Berufserfahrung bieten wir für die Position ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.350 auf Vollzeitbasis.
Als Teil eines sehr gut eingespielten Teams profitierst du von einer umfassenden Einschulung.
Wir bieten individuelle Weiterbildungschancen durch unsere Einstein Inhouse Academy
Außerdem gibt es noch weitere Social Benefits, wie zum Beispiel regelmäßige Firmenevents, After-Work-Veranstaltungen, täglich frisches Frühstück und Obst sowie die Nutzung des Eversports-Firmenkontingents uvm.

Kontakt

Mag. Sarah Diakowski
HR Manager

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Über uns

Demner•Group – Home Of Creativity
Wir glauben an die Kraft der Kreativität. Die Demner•Group ist mit der Kreativagentur Demner, Merlicek & Bergmann (DMB.), der Marken-Mediaagentur Media1 und der Creative Consultancy FLY' Playground für die spannendsten Menschen und die besten Ideen.